IMPORTANT: This Advertiser has requested that applicants MUST be National Residents / Valid Work Permit-holders. Other applicants need not apply.
BACKGROUND
TRAFFIC, the wildlife trade monitoring network, works to ensure that trade in wild animals and plants is not a threat to the conservation of nature. TRAFFIC actively monitors and investigates wildlife trade and provides information to diverse audiences worldwide as a basis for effective conservation policies and programmes. The organization was founded in 1976 and has grown into an international network, with 25 offices worldwide, organized in eight regional programmes. TRAFFIC is a joint programme of WWF, the conservation organization and IUCN, the International Union for Conservation of Nature. TRAFFIC International, based in Cambridge, is the headquarters for the global TRAFFIC network. In 2011, TRAFFIC International signed a contract with the European Commission (Regional Programmes Latin America and Caribbean) to implement the three year project “ Supporting the implementation of the EU FLEGT Action Plan in South America: catalysing initiatives to control and verify the origin of timber in trade and support related improvements in forest governance.”
CHARACTERISTIC DUTIES
This position is responsible for ensuring the consistent and efficient administration of the EC funded project named above (and related projects) for which TRAFFIC International has financial and reporting responsibilities. The Project Administration Officer will work closely with the administrator at the European Commission, the Project Coordinator based in South America as well as the overall Project Manager and finance staff based at TRAFFIC International in the UK. The Project Administration Officer is the key contact point for contractual and reporting issues for the project.
SUMMARY OF SPECIFIC DUTIES:
- Creating and maintaining files for the Project within the filing system at TRAFFIC International (both hard and soft copies)
- Co-ordinating with the Project Coordinator, Project Manager and Finance Staff on day-to-day project administration including scheduling project meetings, writing mintues and agendas and circulating reference materials for preparation of meetings
- Assisting the Project Staff with administrative duties such as logistics and travel
- Liaising with the Administrator and Contract Manager at the European Commission in Brussels on progress of the project and ensuring that all contract terms are met
- Advising the Project team on the terms of the donor contract and annexes including the EC Practical Guide to Funding
- Draft, review and finalise any necessary project funding agreements or sub-contracts, including those for consultants, and ensuring the timely transfer of funds to contractees
- Advising the Project Team on the management of project finances, maintaining project cashflow tools, and monitoring of exchange rate fluctuations.
- Working with Project staff to ensure the timely preparation and submission of project financial reports and supporting documentation.
- Liaising with the Project Auditors and arranging necessary project audits.
- Preparing and reviewing of supporting documentation for external audit.
- Advising project team of rules concerning procurement under EC regulations and ensuring that these requirements are met.
- Compiling, reviewing, and editing of project technical progress reports and annual workplans and overseeing timely submission to the EC.
- Provision of information on the project as and when required from the TRAFFIC network.
- Administration of projects contracted by TRAFFIC International which are related to/linked to the EC project named above.
REQUIREMENTS:
- have relevant and proven experience in financial management, project administration and contracting of projects funded by the European Commission
- have written and oral fluency in English AND Spanish (Portuguese also desirable)
- be educated to A' level standard or higher
- be able to demonstrate sound financial skills
- have strong skills using MS Office software, especially Excel and Access
- have excellent interpersonal skills and have strong organizational ability
- be a good team player but also willing to work on own initiative
- experience of working abroad (especially South America) would be an advantage
- be eligible to work in the UK
Spanish Version:
FUNCIONES PROPIAS
Esta posición es responsable de asegurar la aplicación uniforme y eficaz del proyecto financiado por la CE indicada más arriba (y otros proyectos relacionados) para el cual TRAFFIC Internacional tiene la responsabilidad financiera y presentación de informes. El Oficial de Administración de Proyectos trabajará en estrecha colaboración con el administrador de la Comisión Europea, el Coordinador de Proyecto en Sur América, así como el Gerente General del Proyecto y el Personal de Finanzas con sede en TRAFFIC Internacional en el Reino Unido. El Oficial de Administración de Proyectos es el punto clave de contacto para las cuestiones contractuales y de informes del proyecto.
RESUMEN DE FUNCIONES ESPECÍFICAS:
• Creación y mantenimiento de archivos para el proyecto dentro del sistema de archivo en TRAFFIC Internacional (copias físicas y digitales)
• Coordinar la administración diaria del proyecto con el Coordinador de Proyecto, Gerente General del Proyecto y el Personal de Finanzas, incluyendo programando las reuniones del proyecto, escritura de minutos y agendas y difusión de materiales de referencia para la preparación de reuniones
• Ayudar al Personal del Proyecto con tareas administrativas tales como la logística y los viajes
• Servir de enlace con el Administrador y el Gerente de Contratos de la Comisión Europea en Bruselas sobre el avance del proyecto y asegurar que todos los términos de los contratos se cumplen
• Asesorar al Equipo del Proyecto sobre los términos del contrato y anexos del donante que incluye la Guía Práctica de los Fondos de la CE
• Elaboración, revisión y finalización de los acuerdos de financiamiento necesarios para el proyecto o sub-contratos, incluidos para consultores, y asegurar la oportuna transferencia de fondos a los contratistas
• Asesorar al Equipo del Proyecto sobre la gestión de las finanzas del proyecto, utilizando herramientas de flujo de caja para el proyecto, y el seguimiento de las fluctuaciones de los tipos de cambio.
• Trabajar con el Personal del Proyecto para garantizar la oportuna preparación y presentación de informes financieros del proyecto y la documentación de apoyo.
• Servir de enlace con los auditores del proyecto y organizar las auditorías necesarias del proyecto.
• Preparación y revisión de la documentación de soporte para la auditoría externa.
• Asesorar al Equipo del Proyecto sobre normas relativas a la contratación en virtud de la normativa CE y asegurar que se cumplen estos requisitos.
• Compilación, revisión y edición de informes de progreso técnico y planes de trabajo anuales y asegurar la entrega a tiempo a la CE.
• Provisión de información sobre el proyecto según los requerimientos de la Red de TRAFFIC.
• Administración de proyectos contratados por TRAFFIC Internacional que se relacionan con / vinculado al proyecto de la CE antes mencionado.
REQUISITOS:
• tener experiencia relevante y comprobada en gestión financiera, administración de proyectos y contratación de los proyectos financiados por la Comisión Europea
• tener fluidez en Inglés Y Español, escrito y oral (portugués también deseable)
• educación de un nivel alto o superior
• ser capaz de demostrar habilidades financieras sólidas
• tener fuertes habilidades de uso de software de MS Office, especialmente Excel y Access
• tener excelentes habilidades interpersonales y fuertes capacidades organizacionales
• ser un buen jugador de equipo, pero también estar dispuesto a trabajar por iniciativa propia
• experiencia de trabajo en el exterior (especialmente en América del Sur) sería una ventaja
APPLICATIONS
Applicants are requested to apply online through the HR Management System, by opening the vacancy announcement and pressing the "Apply" button.
https://hrms.iucn.org/iresy/index.cfm?event=vac.show&vacId=346
Applicants will be asked to create an account and submit their profile information. Applications will not be accepted after the closing date
