Cura le attività di logistica al fine di assicurare il funzionamento operativo degli uffici di Greenpeace Italia di Roma e Milano. Gestisce il front office in particolare il centralino telefonico. Propone misure volte a ridurre l’impatto ambientale prodotto dalla struttura.
 ATTIVITA' PRINCIPALI
Cura della Logistica:
- Assicura che tutte le attrezzature dell’ufficio siano operative e siano manutenute. Anche predisponendo periodici test.
- Assicura la costante operatività delle sale riunioni.
- Assicura la gestione day-to day dei sistemi e procedure di sicurezza interna.
- Assicura che i servizi per le pulizie siano svolti nel rispetto dei contratti e verifica che lo smaltimento dei rifiuti sia correttamente eseguito.
- Mantiene il layout dell’ufficio approvato.
- Assicura la presenza della necessaria dotazione di cancelleria e attrezzature nel rispetto della policy ambientale e acquisti. Propone misure idonee al fine di ridurre il footprint dell’Organizzazione.
- In collaborazione con l’RSPP assicura l’aggiornamento delle policy di sicurezza sul lavoro e si accerta che esse siano rispettate.
- E’ responsabile dell’archivio e delle procedure di archiviazione documenti presso terzi.
- Informa e disciplina lo staff all’uso delle attrezzature comuni.
Cura della Comunicazione:
- Fornire una risposta di primo livello a chiunque si metta in contatto con Greenpeace Italia, per telefono o per e-mail o di persona. Assicura a tutti un cortese e disponibile benvenuto secondo gli standard dell’Associazione, rispondendo direttamente alle richieste ovvero indirizzandole verso gli uffici dell’Organizzazione preposti.
- Cura lo smistamento della posta in arrivo e assicura il corretto funzionamento delle procedure di spedizione e ricezione della corrispondenza via corriere.
- Presidia il processo di organizzazione e implementazione delle regole che governano la ricezione e lo smistamento delle telefonate in arrivo.
RELAZIONI PRINCIPALI
- Partecipazione alle riunioni di coordinamento del dipartimento Finance;
- Partecipazione alle riunioni di tutto lo staff di Greenpeace ONLUS, convocate dal Direttore Esecutivo, curando, ove necessario, il flusso di informazioni sul proprio operato con l’ufficio;
- Collaborazione ad informare regolarmente lo staff di Greenpeace e i volontari circa il lavoro svolto, gli obiettivi, i risultati e il lancio dei progetti.
- Con tutti i dipartimenti dell’organizzazione, per problemi di qualsiasi genere relativi a logistica o al funzionamento dell’ufficio.
- Con altri uffici di Greenpeace nazionale o Greenpeace International (gestione di logistica in relazioni a meeting organizzati in Italia).
Relazioni Principali esterne:
- La posizione si relazione con i fornitori di materiali e servizi logistici, per la ricerca, la comparazione e accettazione di offerte, analisi dei dati di mercato, approvazione e controllo delle condizioni contrattuali. Gestisce inoltre i rapporti con i fornitori legati al servizio di centralino telefonico.
PROFILO
Impegno verso l’ambiente e la pace e identificazione nella missione e nei valori di Greenpeace.
FORMAZIONE
- Scolastica superiore Tecnico-Amministrativa.
- Evoluta in comuni software per ufficio, e mail, fogli di calcolo e data base.
- Inglese parlato e scritto fluente.
ESPERIENZE
- Precedente esperienza nella gestione della logistica interna di un ufficio mediamente complesso.
- Apprezzata esperienza nel Terzo Settore.
COMPETENZE PROFESSIONALI
- Capacità di monitorare le spese generali dell’ufficio e di gestire il budget assegnato
- Ottima organizzazione personale
- Capacità di scrivere rapporti e dare presentazioni
- Capacità di gestire domande e reclami da sostenitori
- Capacità di partecipare a Video Conference e training internazionali
- Flessibilità e proattività
- Capacità di lavorare in team
- Capacità di assegnare priorità a task
- Forte capacità di comunicazione orale e scritta
- Capacità di Project management
ALTRI ASPETTI
- Flessibilità e adattamento ai cambiamenti.
- Disponibilità di orario.
PER CANDIDARSI
Sono pregati di candidarsi solo coloro che ritengono di possedere i requisiti richiesti per svolgere l’attività sopra descritta e in possesso dei requisiti di cui all’art.1 Legge 68/99 e appartenenti alle categorie protette di cui all’art. 18 Legge 68/99.
La ricerca si intende riferita a persone di entrambi i sessi (L. 903/77 e 125/91) e a persone di tutte le età e di tutte le nazionalità, ai sensi dei D.Lgs. 215-216/03.
Gli interessati sono pregati di inviare una lettera motivazionale spiegando il perché si vuole venire a lavorare a Greenpeace e cosa ci si aspetta da questo lavoro, allegando il CV contenente un recapito telefonico e l’autorizzazione al trattamento dei dati personali (D. Lsg. 196/2003) all’indirizzo e-mail:selezioni.it@greenpeace.org, citando il riferimento nell’oggetto Rif: OM_2016/11 entro e non oltre il 1 dicembre 2016. Dopo questa data le candidature pervenute non saranno considerate valide.
SUNTO DELL’OFFERTA
SEDE DI LAVORO: Roma centro.
INQUADRAMENTO: CCNL terziario e servizi. Contratto a tempo determinato di 12 mesi con periodo di prova, full time, quaranta ore settimanali dal lunedì al venerdì, dalle 9.00 alle 18.00 con un ora di pausa pranzo.
RETRIBUZIONE e LIVELLO CCNL: IV livello CCNL, retribuzione commisurata all’esperienza della/del candidata/o prescelta/o.
BENEFIT: ticket restaurant pari a 5€ al giorno presenza.
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