Assistant(e) au Programme de Petites Subventions Assistant(e) au Programme de Petites Subventions – Fonds pour l’Environnement Mondial (PPS-FEM)

A la demande du Ministère de l’Environnement, de la Conservation de la Nature et du Tourisme (MECNT), le Fonds pour l’Environnement Mondial (FEM / GEF) met en place, avec le concours du PNUD en RDC, un Programme de Petites Subventions (PPS) en République démocratique du Congo (RDC) dans le but d’appuyer des projets contribuant à la réalisation des priorités environnementales mondiales.

Le PPS appuie les activités conduites par la Société Civile (ONG et Organisations des communautés de base) en vue de lutter contre les changements climatiques, conserver la biodiversité, protéger les eaux internationales, réduire l’impact des polluants organiques persistants (POPs), prévenir la dégradation des terres et générer des moyens de vie durables pour les populations des zones hôtes des ressources naturelles.

Le PPS fait partie de la composante 3 du Programme Pauvreté du PNUD intitulé : « Environnement et changements climatiques ». L’équipe de mise en œuvre du PPS sera intégrée au personnel de l’équipe du Bureau de Terrain du PNUD basé à Mbandaka. La mise en œuvre du PPS est financée par le FEM avec un appui de l’Unité de Lutte contre la Pauvreté du PNUD.

Le Programme a besoin d’un(e) Assistant(e) au Programme qui assurera un appui quotidien à l’équipe du Programme des Petites Subventions (PPS) et au Comité National de Pilotage (CNP) du point de vue tant de la substance que des questions administratives et financières en vue d’une gestion et d’un fonctionnement harmonieux du portefeuille programmatique du PPS-FEM (Programme de Petites Subventions – Fonds pour l’Environnement Mondial), dans le respect des délais, en assurant une réponse efficace aux demandes des bénéficiaires et parties prenantes, recherchant l’atteinte des cibles nationales annuelles de réalisation et de cofinancement du PPS, et en mettant régulièrement à jour les bases de données pertinentes.

Sous la supervision du Coordonnateur National, Gestionnaire du Programme (GP), l’Assistant(e) au Programme assurera  les fonctions suivantes :

• Appui à la mise en œuvre du Programme;
• Apporter un appui quotidien à une mise en œuvre efficace du programme et assurer la conformité des produits et résultats attendus avec les objectifs et plans de travail;
• Aider le Gestionnaire du Programme (GP) dans l’analyse préalable des idées de projet et des propositions de projet, et évaluer les aspects financiers des propositions des projets;
• Assister le GP dans l’élaboration et l’amendement des formulaires de demande et autres outils de gestion, des besoins du programme et des autres documents du PPS ;
• Conseiller les bénéficiaires potentiels sur les questions techniques de préparation de projet, et faire rapport au GP et au CNP sur les activités de développement du projet, comme souhaité;
• Fournir un appui quotidien aux projets, nouveaux ou approuvés, et aux bénéficiaires, comme souhaité;
• Assister le GP dans la mise en œuvre et le suivi du projet, ainsi que participer aux visites de terrain;
• Organiser des sessions de plaidoyer en faveur du PPS, des ateliers, des table-rondes, des missions pour le GP et d’autres événements en faveur du PPS;
• Maintenir des relations de travail avec les ONGs, les institutions gouvernementales, les donateurs, les autres parties prenantes, et participer à la diffusion/vulgarisation des informations en faveur du PPS;
• Préparer des rapports d’avancement et d’autres matériels de rapportage à l’intention du Bureau Central de gestion du Programme (CPMT), de l’UNOPS et du bureau pays du PNUD, et assister le Comité National dans la préparation des rapports d’avancement mi-annuel et biannuel;
• Préparer des articles, publications, discours, lettres, memos et autres documents pour le GP, et répondre aux questions relatives au programme PPS;
• Créer et maintenir la base de données des projets PPS et la base de données des parties prenantes PPS;
• Maintenir et mettre à jour le site Internet du PPS, alimenter la base de données du PPS au niveau Global et du site Internet du bureau Pays PNUD avec des informations sur le PPS;
• Appuyer et assister le GP chaque fois que nécessaire.

 Gestion Financière

• Examiner et traiter les requêtes de paiement des bénéficiaires et des fournisseurs de services avec les approbations et autorisations nécessaires, en veillant à une prompte exécution des paiements;
• Maintenir l’intégrité financière du programme avec le bureau pays du PNUD et avec l’extérieur, mettre en œuvre et superviser le système comptabilité et les bases de données du budget opérationnel du pays de mise en œuvre du PPS;
• Préparer et maintenir le tableau et le calendrier des déboursements des subventions;
• Examiner les rapports financiers soumis par les bénéficiaires et informer le Comité National comme souhaité;
• Préparer les propositions de budget administratif;
• Entrer, extraire, transférer les données de l’ATLAS et de la base de données PPS et produire des rapports comme souhaité;
• Fournir d’autres rapports financiers comme souhaité.

Fonctions administratives

• Assurer l’acquisition des équipements et fournitures du bureau (communication et équipements audio, fournitures diverses, etc.) ;
• Gérer et organiser le travail journalier du bureau;
• Organiser un système de classement approprié et tenir les fichiers et documentation en ordre;
• Préparer les correspondances et communications de routine;
• Préparer les fonds de dossier, mettre à jour les données pertinentes en rapport avec les domaines du programme et compiler le matériel de base pour le GP et le NCP;
• Assurer un flux continu d’information et la diffusion de matériels avec les concernés;
• Suivre les démarches de voyage et les paiements des perdiems pour le GP et les membres du CNP;
• Maintenir les fichiers du personnel, les rapports d’évaluation de performance, le dossier de congé, et autres dossiers pertinents de personnel/consultants ;
• Assurer le respect des dates limites de rapportage et/ou de soumissions imposées par le quartier général;
• Fournir l’appui logistique et autre à l’équipe locale du PPS et aux missions de visite, comme souhaité.

Connaissance de la gestion

• Appuyer activement le programme PPS et l’équipe du Comité de pilotage national dans la gestion des connaissances et le développement d’un réseau de connaissance ;
• Collecter et organiser les informations, données afin de faciliter la participation du Coordonnateur national aux réseaux de partage de connaissances du PNUD ;
• Tenir à jour les documents et supports compilant les leçons apprises et en faciliter la diffusion auprès des partenaires du PPS.

• Planification et organisation : Faire preuve d'une capacité à planifier et à organiser son travail. Avoir une expérience comme membre d’une équipe de gestion d’un projet de développement.
• Communication: Etre capable d’écrire de façon claire et concise et de bien s’exprimer oralement.
• Aptitude technologique : Bonne maîtrise de l'outil informatique.
• Travail en équipe : Aptitude à interagir, à établir et à maintenir de façon effective de bonnes relations de travail aussi bien avec les collègues, le supérieur hiérarchique qu'avec des personnes ayant des cultures différentes, dans le respect de la diversité.

Education :

• Au minimum un niveau équivalent au Graduat, de préférence en Gestion ou en Science de l’Environnement

Expérience :

• 3  à 5 ans d’expérience pertinente en gestion de bureau, notamment en matière de rapport financier
• Une expérience de travail antérieure dans une agence de l’ONU est un avantag
• Maîtrise de MS Office, d’outils de base de données et de l’Internet.

Langues requises :

• Une excellente maîtrise de la langue française est exigée. Une bonne connaissance de l’anglais serait considérée comme un avantage.