Background
Le Projet (durée de 3 ans) vise le développement de petites centrales hydroélectriques (small scale hydro power – SHP) en Haïti en éliminant les barrières qui existent actuellement en matière d’institutions, de règlementations et d’informations. L’approvisionnement en électricité sera organisé en introduisant de petites centrales hydroélectriques dans des réseaux régionaux, sachant qu’à cet égard des résultats positifs seront obtenus en termes de durabilité technique et financière. Le Projet sera mis en œuvre en étroite collaboration avec d’autres organisations qui opèrent en Haïti (EDH / Electricité d’Haïti, BME / Bureau des Mines et Energie, MTPTEC / Ministère des Travaux Publics, Transport, Énergie et communication, BMDSE / le bureau du Ministre délégué à la sécurité énergétique et al.). Dans ce cadre, trois projets pilotes seront préparés et soumis à des partenaires du Projet à des fins d’investissement. Le transfert de connaissances techniques et managériales à des opérateurs locaux – ainsi que l’amélioration des règlements nationaux – constituent un élément clé dans la conception du Projet.
L’initiative de développement de petites centrales hydroélectriques donnera lieu directement à une réduction de l’émission de CO2 d’environ 62,000 tonnes et indirectement à une diminution de 788,000 tonnes du CO2 émis. Le projet contribuera à la mitigation du changement climatique en augmentant la disponibilité d'énergie électrique pour la population et en renforçant l'utilisation durable d'énergies renouvelables en Haïti.
Le but du projet est de réduire l’émission de gaz à effet de serre dû à la production d’électricité à partir de combustibles fossiles en Haïti via la promotion du développement de petites centrales hydroélectriques. L’objectif du projet est de créer un environnement favorable à l’investissement privé et public dans les petites centrales hydroélectriques en Haïti.
En vue de renforcer l’implémentation de ce projet, l’Unité Environnement et Énergie du Programme des Nations Unies pour le Développement recherche dans le cadre de ses activités pour emploi immédiat 1 Assistant(e) Administratif (ve) et financier(ère) pour le projet.
Duties and Responsibilities
Travaillant sous la supervision directe du Chef de Projet, l’Assistant(e) Administratif (ve) et financier(ère) appuiera l’ensemble de l’équipe du Projet pour une gestion efficace des ressources, un respect des délais dans l’exécution des activités, une communication intensive et permanence des informations avec le reste du bureau et une documentation systématique, organisée des actions. Dans le cadre du suivi financier et administratif du programme l’Assistant(e) Administratif (ve) et financier(ère) doit:
- Assister le Chef de Projet dans l’élaboration du Plan annuel de travail pour les activités du bureau et la mise en forme des budgets des éventuels projets à exécuter;
- Assurer le suivi budgétaire en vérifiant que les rapports financiers des activités et les dépenses soient en conformité avec le plan de travail;
- Contrôler les avances accordées aux projets et vérifier les rapports financiers et les demandes de paiement direct à enregistrer dans le Système Atlas;
- Vérifier la disponibilité des fonds pour les activités des projets;
- S’assurer de l’exactitude des documents de support et recommander les actions à prendre;
- Apporter l’appui nécessaire au Chef de Projet dans le cadre de la préparation des propositions de révisions budgétaires;
- Entrer et réviser les informations dans Atlas;
- Maintenir un tableau de suivi des obligations administratives / rapports du PNUD par rapport à des contributions financières additionnelles;
- En lien étroit avec les membres de l’équipe du Projet, assurer le suivi d’un tableau de bord relatif aux différentes étapes et documents/rapports du cycle des projets (APR, réunions, rapports, évaluations, etc.);
- Assurer le suivi des différentes procédures administratives liées à la mise en œuvre des projets (préparation, signature, suivi des contrats du personnel, inventaires des actifs du projet, transferts d’équipements en fin de projet, etc.);
- Assurer le suivi, avec la section Opérations / Administration, des différentes démarches relatives au suivi des requêtes administratives et financières des projets;
- Maintenir à jour l’inventaire de l’Unité du projet;
- Assurer l’exécution de toutes autres tâches nécessaires qui peuvent être requises.
Appui logistique et administratif:
- Apporter un appui pour la mise en forme de rapports, documents de projet et autres documents; la rédaction de compte-rendu de réunions; la compilation de données quantitatives et qualitatives; la rédaction de correspondance de routine; la préparation de présentations et de kits d’information administrative attribuée aux Partenaires; la recherche de matériel de référence, etc.;
- Faire un inventaire de tous les éventuels fournisseurs existant dans la région pour faciliter le plan d’achat;
- Appuyer l’organisation de réunions et rencontres ainsi que la programmation de missions externes et la planification de leurs agendas;
- Faciliter la circulation de l’information au sein de l’équipe et du bureau;
- Assurer le suivi du classement de tous les documents et correspondances liés aux projets programmes et activités de l’équipe;
Appui à la mise en œuvre de projets:
- Orienter et guider le personnel des projets aux procédures financières et administratives relatives aux différentes modalités d’exécution (NEX, DEX, exécution par agences, ONGs, OBC, etc.);
- Assurer un archivage de tous les documents relatifs à chaque projet financé par le programme tant en format électronique qu’en format dur;
- Tenir à jour un tableau des coûts des projets en cours et des dépenses effectuées dans les projets en cours d’exécution;
- Mettre en place l’inventaire des biens acquis dans le cadre d’exécution des projets financés par le PNUD et disponibles chez les Partenaires;
Competencies
Aptitudes requises:
- Sens de l’initiative et de l’anticipation;
- Utilisation des nouvelles technologies de l’information comme source de formation, de connaissance et de mise en réseau;
- Capacité à travailler en équipe;
- Capacité à travailler seule et/ou sous pression;
- Capacité à produire des résultats de qualité dans les délais impartis.
Attitudes personnelles:
- Enthousiasme et engagement;
- Volonté de participer activement et de manière constructive à la vie du bureau;
- Forte propension à la participation;
- Curiosité intellectuelle et d’apprentissage;
- Capacité en résolution de problème d’attitude;
- Sens de Leadership
Required Skills and Experience
Education:
- Etudes supérieures en gestion, administration et/ou Sciences connexes
- Expérience pertinente prouvée de 3 ans au moins en gestion administrative et financière
- Bonne connaissance des procédures administratives et financières des Nations Unies
- Excellente maîtrise de l’outil informatique et bonne pratique des logiciels informatiques courants : Word, Excel, Power Point;
- Excellente maîtrise du français et de l’Anglais
N.B. : Le poste est ouvert aux candidats des deux sexes. ATTENTION : a) Seuls les candidats sélectionnés seront contactés, b) la description détaillée des taches peut être retirée au bureau du PNUD à l’adresse susmentionnée ou sur le site Web du PNUD : www.ht.undp.org